Narzędzia wspierające współpracę pracowników zdalnych – porównanie najciekawszych dostępnych rozwiązań

Fakt pojawienia się wirusa COVID-19 i zagrożenia z tym związane wymusiły na pracodawcach i pracownikach zmianę modelu pracy z biurowej na zdalną (Home Office). Zmiana ta determinuje wzrost znaczenia nowych form komunikacji, w tym komunikatorów, narzędzi do pracy zdalnej w zespołach, programów pozwalających na wideo rozmowy. W poniższym artykule skupię się na porównaniu dwóch najpopularniejszych komunikatorów (Microsoft Teams i Cisco Webex Teams), które w tym momencie są dostępne bezpłatnie w ramach licencji Trial.

Microsoft Teams

Czym jest Microsoft Microsoft Teams? Krótko mówiąc jest to nowa platforma czatu i współpracy Microsoftu zaprojektowana w celu uproszczenia pracy w grupie. Jak już wcześniej wspomniałem, Microsoft zdecydował się na czas trwania pandemii wirusa COVID-19 na udostępnienie darmowej wersji trial produktu (w wersji płatnej Teams’y dostępne są tylko jako integralna część wybranych pakietów Office 365 i Microsoft 365, ale o tym później). Oprócz komunikacji na czacie, integracja Teams z innymi usługami Microsoft umożliwia użytkownikom dostęp do udostępnionych plików i kalendarzy, edycję grupową oraz łatwe przełączanie między czatem głosowym, wideo i tekstowym.

W najprostszej formie usługa pozwala użytkownikom skonfigurować zespoły, z których każdy jest w centrum grupowych czatów, które są nazywane kanałami. W każdym zespole można utworzyć wiele czatów lub kanałów. Aby ułatwić śledzenie czatów, rozmowy są podzielone na wątki, przepływają od góry do dołu i powiadamiają użytkowników o aktualizacjach.

Jeśli użytkownicy potrzebują bezpośredniej rozmowy, mogą jednym kliknięciem przejść bezpośrednio do rozmów głosowych lub wideo z innymi uczestnikami kanału. Usługa Teams jest zintegrowana z pakietem biurowym Microsoft Office 365, co oznacza, że jest powiązana z innymi usługami Microsoft Office, takimi jak Word i Excel, a także z usługami przechowywania i udostępniania w chmurze, takimi jak SharePoint. PowerPoint, OneNote, Planner, Power BI i Delve są również zintegrowane z Teams. W związku z tym wszelkie dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, które są udostępniane w zespole, są synchronizowane z kopią przechowywaną w chmurze Microsoft OneDrive i lokalnym środowisku SharePoint, dzięki czemu każdy członek zespołu ma zawsze dostęp do najnowszej wersji. Możliwa jest również wspólna edycja tej udostępnianej zawartości, a zmiany każdego użytkownika odzwierciedlane są w oprogramowaniu Office w czasie rzeczywistym. Brzmi rozbudowanie i tak w rzeczy samej jest. Szczęśliwie aplikacja Teams ofertuje prosty i intuicyjny interfejs, który nie powinien sprawić kłopotu nawet mało doświadczonym użytkownikom.

Microsoft Teams – ile to kosztuje

Na wstępie wspominałem, że Microsoft Teams na chwilę obecną są dostępne w wersji Trial (na pół roku, zgodnie z zapewnieniami Microsoftu). Komercyjna wersja komunikatora dostępna jest razem z pakietami Office 365 i Microsoft 365. Poniżej podaję koszt kilku pakietów (ceny aktualne na 3.04.2020):

·      Office 365 Business Essentials – 42 EUR/szt. za 1 rok

·      Office 365 Business Premium – 105,20 EUR/szt. za 1 rok

·      Microsoft 365 Business – 168,34 EUR/szt. za 1 rok

Cisco Webex Teams

Kolejnym omawianym przeze mnie produktem będzie Cisco Webex Teams (wcześniej znane jako Cisco Spark). Podobnie jak w przypadku Microsoft Teams, Cisco Webex Teams jest narzędziem do pracy zespołowej, obejmującym spotkania wideo, wiadomości grupowe, udostępnianie plików i tablicę. Ponieważ Webex Teams kładzie duży nacisk na wizualne aspekty współpracy, koncepcja ta zmierza w zupełnie nowym kierunku i obejmuje szeroki zakres funkcji współpracy:

·      Czat - grupowe wiadomości, stały czat i spersonalizowane powiadomienia, aby zawsze pozostawać w kontakcie.

·      Spotkanie - każdy może rozpocząć spotkanie w dowolnym miejscu i skorzystać z narzędzi do współpracy, takich jak udostępnianie ekranu i tablica.

·      Tablica - wizualna współpraca z wirtualnymi i fizycznymi cyfrowymi tablicami do rysowania, pisania, edycji dokumentów i innych czynności w czasie rzeczywistym

·      Harmonogram - Skutecznie i prosto zarządzaj harmonogramami wydajnych spotkań i organizuj je. Integruje się również z istniejącymi narzędziami kalendarza.

·      Plik - wszystkie udostępnione pliki są zapisywane w tym samym miejscu, w którym pracujesz ze swoim zespołem, pliki pozostają w pokojach, w których zostały udostępnione, a zaawansowane wyszukiwanie ułatwia znalezienie wymaganych elementów

Sam interfejs rozwiązania jest równie prosty i intuicyjny jak w przypadku Microsoft Teams.

Współpraca za pośrednictwem Webex jest wydajna i prosta. Użytkownicy mogą wybierać, jakie konkretne funkcje są w ich widoku, co pozwala w pełni dostosować przestrzeń do pracy i spotkania do potrzeb. Umożliwia to wydajną współpracę z wieloma funkcjami i narzędziami, bez zmuszania użytkownika do dzielenia uwagi między więcej niż jedną aplikacją. Tak jak w przypadku Microsoft Teams z rozwiązania Cisco można korzystać przy pomocy przeglądarki internetowej bądź aplikacji zainstalowanej na komputerze lub urządzeniu mobilnym.

Cisco Webex Teams – ile to kosztuje

Cisco Webex jest obecnie dostępny w ramach 90-dniowej wersji Trial. Wersje płatne w zależności od planu prezentują się następująco:

·      Cisco Webex Teams Starter (ograniczenie do 50 userów) – 12,85 EUR/szt. za 1 miesiąc

·      Cisco Webex Teams Plus (ograniczenie do 100 userów) – 17,30 EUR/szt. za 1 miesiąc

·      Cisco Webex Teams Business (ograniczenie do 200 userów) – 25,65 EUR/szt. za 1 miesiąc

Microsoft vs. Cisco – co wybrać?

Nie jest łatwo wyłonić zwycięzcę pojedynku. Obie platformy spełniają swoją funkcję, są relatywnie proste i przyjazne użytkownikom.

Microsoft Teams będzie lepszy dla Twoje organizacji w przypadku:

·      Korzystasz już z Office 365

Jeśli Twoja organizacja korzysta już z usługi Office 365 i związanego z nią oprogramowania, rozpoczęcie korzystania z usługi Teams jest prostsze.

·      Dążysz do unifikacji

Jeśli zależy Wam na posiadaniu jednej platformy/ od jednego producenta, która będzie wspierać zarówno pracę jak i komunikację Office 365 i Microsoft Teams staje się bardzo rozsądną opcja

·      Cenisz bezpieczeństwo

Gdy kwestia zgodności z prawem jest sprawą najwyższej wagi, podejście Microsoft do bezpieczeństwa i szyfrowania jest właściwą drogą, z potężnymi narzędziami wspomagającymi egzekwowanie prawa, a także głębokim szyfrowaniem i regulacjami zgodności, aby zapobiec tworzeniu się problemów z wyciekiem danych włącznie.

Webex Teams jest wart zainteresowania jeśli:

·      Najważniejsze są spotkania online

Organizacje, które kładą duży nacisk na spotkania, konferencje i współpracę wizualną, skorzystają na zaletach Webex Teams i jego unikalnego i zestawu funkcji.

·      Zależy Ci na prostocie we wdrożeniu, obsłudze i wysokiej intuicyjności działania rozwiązania

·      Podczas wideo konferencji będziesz korzystał z funkcji białej tablicy (Whiteboard), która pozwala na pisanie, rysowanie oraz prezentację pozostałym uczestnikom.

Jeśli są Państwo zainteresowani poruszonymi przeze mnie powyżej kwestiami, zapraszam do kontaktu.

Stanisław Lubański

Specjalista ds. Sprzedaży Oprogramowania One System

stanislaw.lubanski@onesystem.pl